Le comité de suivi est défini par l’Arrêté du 26 août 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat.
L’article 13 de l’arrêté est rédigé comme suit :
Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.
Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat. Il se réunit obligatoirement avant l’inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.
Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes : présentation de l’avancement des travaux et discussions, entretien avec le doctorant sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.
Au cours de l’entretien avec le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Lors de ce même entretien, il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.
En cas de difficulté, le comité de suivi individuel du doctorant alerte l’école doctorale, qui prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat.
Dès que l’école doctorale prend connaissance d’actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissements sexistes, elle procède à un signalement à la cellule d’écoute de l’établissement contre les discriminations et les violences sexuelles.
Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont proposées par le conseil de l’école doctorale. L’école doctorale veille à ce que dans la mesure du possible, la composition du comité de suivi individuel du doctorant reste constante tout au long de son doctorat. Le comité de suivi individuel du doctorant comprend au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Dans la mesure du possible, le comité de suivi individuel du doctorant comprend un membre extérieur à l’établissement. Il comprend également un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. L’école doctorale veille à ce que le doctorant soit consulté sur la composition de son comité de suivi individuel, avant sa réunion.
Le comité de suivi poursuit donc un double objectif :
- S’assurer que les conditions sont réunies pour que le/la doctorant.e puisse poursuivre sereinement son travail. Les membres du comité de suivi doivent donc être attentif·ve·s à tout problème qui pourrait entraver la bonne progression de la thèse. Les difficultés relatives aux conflits possibles entre le/la doctorant.e et son entourage au sein de l’Université, aux différentes formes de discrimination que le/la doctorant.e pourrait rencontrer, au harcèlement moral ou sexuel, et aux agissements sexistes doivent faire l’objet d’une attention particulière. Tout problème de ce genre doit être immédiatement signalé à l’Ecole doctorale.
- Evaluer l’avancée des travaux réalisés par le/la doctorant.e et s’assurer que la thèse progresse régulièrement.
Au sein de l’Ecole doctorale Erasme, le comité de suivi se compose de :
- Un.e enseignant.e-chercheur.se de l’Université Sorbonne Paris Nord (HDR ou non)
- Un.e enseignant.e-chercheur.se extérieur.e à l’Université Sorbonne Paris Nord (HDR ou non)
- Un.e doctorant.e (en général à un état avancé de la thèse) ou un.e jeune docteur.e de l’Université Sorbonne Paris Nord
La composition du comité de suivi est indiquée au moment de l’inscription en doctorat, sur la plateforme des doctorants.
Il est souhaitable que le comité de suivi demeure inchangé durant l’ensemble de la thèse, afin de permettre un accompagnement continu et cohérent. Il est toutefois possible de modifier la composition du comité de suivi en cours de thèse, en particulier en cas de défection de l’un de ses membres. De plus, le/la doctorant.e doit être consulté.e sur la composition du comité de suivi et doit donc être en mesure de proposer des modifications, en fonction des changements qui interviennent dans le sujet de la thèse, ou de l’expérience qu’il/elle acquiert du champ de recherche concerné.
S’ils doivent connaître le sujet de la thèse, les membres du comité de suivi ne doivent pas nécessairement être des spécialistes, car le comité de suivi ne se substitue pas à la direction de la thèse.
Même si ce n’est pas absolument obligatoire, il est souhaitable qu’au moins un des membres du comité de suivi ait le rang de professeur, ou soit du moins titulaire d’une HDR. Cela facilite notamment les situations où un changement de direction de thèse s’avère nécessaire.
Un.e doctorant.e qui éprouverait des difficultés dans ses interactions avec le comité de suivi est invité.e à en parler avec le/la directeur.trice de thèse et/ou le directeur·ice de l’Ecole doctorale.
En cas de changement, il est nécessaire d’en informer l’Ecole doctorale et de modifier la rubrique correspondante sur la plateforme des doctorants (au moment de la réinscription).
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Le comité de suivi se réunit au moins une fois par an, en général entre juin et septembre, à l’initiative du/de la doctorant.e. Il est possible de réunir le comité de suivi en distanciel.
A cette occasion, le/la doctorant.e prépare et soumet un rapport d’activités (cf. modèle en bas de la page).
La réunion comprend trois étapes. (1) Le/la doctorant.e présente son rapport d’activités. (2) Le comité de suivi s’entretient avec le/la doctorant.e en l’absence de la direction de la thèse. (3) Le comité de suivi s’entretient avec la direction de la thèse, en l’absence de le/la doctorant.e.
Chaque étape fait l’objet d’un compte-rendu dans le rapport que rédige ensuite le comité de suivi (cf. modèle).
Le rapport est accessible à l’ensemble des parties. Si le comité de suivi estime que le/la doctorant.e ou la direction de thèse leur ont confié des informations qui ne devraient pas être diffusées, ou si l’une des parties a demandé à ce que certaines informations ne soient pas transcrites dans le rapport, il est possible de communiquer certains éléments directement à l’Ecole doctorale (). En cas de conflit d’intérêt avec des membres de l’Ecole doctorale, le comité de suivi peut également contacter la vice-présidence recherche de l’Université (). Ces instances prendront alors contact avec le/la doctorant.e et la direction de la thèse pour envisager les suites à donner.
En cas de problèmes de harcèlement, le.a doctorant.e peut contacter les membres de son comité de suivi tout au long de l’année. Il/elle peut également prendre rendez-vous auprès des médecins de l’université pour une consultation d’aide et de soutien psychologique et/ou contacter la cellule harcèlement à l’adresse suivante : .
Le comité de suivi se prononce sur l’opportunité de réinscrire le/la doctorant.e. A partir de la réinscription en quatrième année, un avis favorable du comité de suivi est une condition nécessaire à la réinscription. Un avis défavorable doit être dument motivé. Il doit faire l’objet d’une discussion approfondie avec la direction de thèse.
Chaque année, ces deux documents – rapport d’activité du/de la doctorant.e et rapport du comité de suivi – doivent être joints au dossier de réinscription.
Le/la doctorant.e peut également fournir d’autres documents au comité de suivi (articles, manuscrit provisoire de la thèse, etc.). Mais ce n’est pas une obligation et le comité de suivi ne peut l’exiger.
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Les membres du comité de suivi ne peuvent pas être pré-rapporteurs lors de la soutenance de la thèse. Ils peuvent en revanche faire partie du jury.
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Les représentant.e.s élu.e.s des doctorant.e.s sont à la disposition des doctorant.e.s pour échanger sur ce sujet.
Les doctorant.e.s sont également invité.e.s à consulter la Charte du doctorat de l’Université Sorbonne Paris Nord (laquelle est signée par l’ensemble des parties lors de l’inscription et des réinscriptions en thèse, et qui fournit aussi des informations sur le comité de suivi).
